Connect with us

Financieel

5 redenen waarom je urenregistratie niet lekker loopt

Published

on

Bijna iedereen moet uren registeren voor het werk. Er is geen ontkomen aan, tijdschrijven is nodig om projectkosten te bepalen of om facturen op te stellen. Urenregistratie geeft inzicht in de verdeling van tijd over projecten. Helaas is tijdschrijven vaak een ondergeschoven kindje met als gevolg een onvolledige registratie. Hierdoor blijft onduidelijk wat de eigenlijke kosten zijn en waar de tijd aan besteed wordt. Dit hoeft niet zo te zijn. Laten we eens kijken wat vaak voorkomende valkuilen zijn.

Projectstructuur te ingewikkeld

Heb je ooit tijd geschreven bij een grote organisatie? Dan ken je de schrikbarende lijsten met onbegrijpelijke projectcodes. Moeilijk kiezen, dus we doen maar wat. Zorg ervoor dat de projectstructuur voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk is om dit te voorkomen. Het is belangrijk dat medewerkers korte lijstjes met duidelijk herkenbare projectnamen en activiteiten zien.

Door gebruik te maken van een urenregistratie-app met autorisatiestructuur kun je per gebruikersgroep aangeven welke projecten zichtbaar moeten zijn. Op deze manier is het veel eenvoudiger voor medewerkers om uren juist in te vullen.

Kijk kritisch naar projectstructuren en zoek naar mogelijkheden voor vereenvoudiging. Dit kan bijvoorbeeld door labels of categorieën aan projecten te hangen zodat je deze later kunt groepen. Zo kun je bijvoorbeeld projecten per productlijn of per afdeling groeperen. De medewerkers die uren registreren hoeven zich hier niet over te bekommeren. Alleen het juiste project kiezen is van belang. Bij de rapportage kun je vervolgens overzichten per afdeling of productlijn maken.

Uren invoeren is moeilijk

Het spreekt voor zich. Urenregistratie moet snel en makkelijk zijn. Helaas is dit niet altijd zo. Vooral urenregistraties die onderdeel zijn van een groot administratief pakket zijn niet heel toegankelijk. Een mobiele app voor ureninvoer is al een hele verbetering. Iedereen heeft zijn telefoon bij zich, vooral voor medewerkers die niet op kantoor of thuis werken is dit een grote verbetering.

Of je nu uren invoert op je mobiel, via een website of een Excelsheet, het is belangrijk dat het invullen van uren eenvoudig is. Hoe minder handelingen er nodig zijn, hoe beter. App openen, datum selecteren, project, activiteit en uren selecteren en opslaan. Meer hoeft het niet te zijn. Dit is iets om goed op te letten als je je urenregistratie tegen het licht houdt. Het loont de moeite de verschillende apps en Excel-templates met elkaar te vergelijken.

Medewerkers zijn niet gemotiveerd voor tijdschrijven

Urenregistratie begint bij de persoon die de uren schrijft. Hoe makkelijk de app ook is in gebruik, als niemand de moeite neemt schiet het niet op. Daarom is het belangrijk dat medewerkers gemotiveerd zijn om uren te schrijven. Als mensen zaken nuttig vinden pakken ze het makkelijker op. Let daarom goed uit waarom urenregistratie belangrijk is. Wat is het doel van de urenregistratie? Waarvoor worden de verzamelde uren gebruikt?. Wat is het gevolg als een urenregistratie niet klopt?

Maak goede instructies voor het gebruik van de uren-app. Een kort filmpje is meestal zo gemaakt. Ben je daar zelf niet handig in? Er zijn genoeg mensen om je heen die een filmpje zo  gemaakt hebben.

Directeur probeert alles zelf te regelen

Het invoeren van een urenregistratie begint meestal met een leidinggevende die het voortouw neemt. Meestal omdat de bestaande administratie niet voldoet. Invullen op papier neemt teveel tijd in beslag of een urenregistratie in Excel voldoet niet meer omdat het bedrijf gegroeid is.

Dit is een uitstekende start maar het is belangrijk om de inrichting en beheer van urenregistratie te delegeren aan de juiste mensen. Maak hen verantwoordelijk voor het urenregistratieproces. Ook hier geldt dat motivatie belangrijk is. Mensen die gemotiveerd zijn zullen een project veel beter tot een goed einde brengen. Samenwerken bij de inrichting van een urenregistratie helpt om het juiste resultaat te bereiken.

Er is niet gekeken naar de doelen urenregistratie

Alleen het resultaat telt. Als een urenregistratie zijn doelen voorbijschiet heeft het weinig nut. Vraag je af of je makkelijk de gewenste inzichten uit de rapportage kunt halen. Bijvoorbeeld een overzicht van totale kosten per productlijn of afdeling. Moet je veel handmatige acties toepassen voor een juist rapport? Dit kost veel tijd en gaat ten koste van het resultaat. Het is een éénmalig moeite om rapportage te automatiseren, er zijn veel tools voor beschikbaar. Met één druk op de knop kun je vervolgens een rapport opnieuw draaien als er iets verandert is. Dit werkt vele malen efficiënter.

Tot slot

Hopelijk helpen deze tips bij het verbeteren van je urenregistratie. Het is maar een greep uit de vele mogelijkheden die er zijn. Het gaat erom dat je kritisch kijkt naar de huidige manier van werken. Op die manier kun je makkelijk verbeterslagen maken. Je krijgt betere gegevens uit je urenregistratie en daarmee kun je je bedrijfsprocessen verbeteren. En daar is het uiteindelijk allemaal om begonnen.

Continue Reading

Administratie

Stand van zaken box 3-heffing: wat speelt hier nu precies?

Published

on

Degene die in 2021 meer dan €50.000 (€100.000 voor fiscaal partners; was in 2020 €30.692 en voor fiscaal partners €61.692) spaargeld of beleggingen in bezit heeft, zal bekend zijn met box 3-heffing in de inkomstenbelasting. Over heffing in Box 3 deed de Hoge Raad in december 2021 een uitspraak dat de regels die hiervoor gelden in strijd zijn met het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens. Deze uitspraak heeft invloed op de hoogte van de te betalen inkomstenbelasting.

Kort samengevat: de inkomsten uit sparen of beleggen, werden middels een forfait veel hoger ingeschat dan daadwerkelijk het geval was. Hierdoor betaalden veel mensen meer belasting dan wanneer op basis van werkelijk rendement zou zijn belast. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat de belastingdienst vanaf 2017 moet uitgaan van het daadwerkelijke rendement over deze inkomsten.

Box 3 aangeven in de aangifte 2021

De manier waarop inkomsten uit vermogen in box 3 aangegeven moeten worden, gaat veranderen. Voorlopig moet je de aangifte over 2021 nog volgens de oude wijze doen. Alle personen waarbij er een belasting in box 3 moet worden betaald ontvangen een voorlopige aanslag. Zodra de politiek daar een besluit over heeft genomen, zal de belastingdienst met een oplossing komen hoe de aanslagen geregeld moeten worden.

Het kabinet heeft aangekondigd vóór 1 juni 2022 met een besluit te komen. Bezwaar maken heeft daarom nu nog geen zin. Heb je een definitieve aanslag ontvangen over de jaren vanaf 2017, dan kun je -mits binnen 6 weken- bezwaar maken over de te betalen belasting over het inkomen in box 3..

Aangiften over oudere jaren voor 2021

Heb je al aangifte gedaan? En is de aanslag over het jaar definitief vastgesteld en de bezwaartermijn van 6 weken is verstreken? Dan kun je zelf niets meer doen. Heb je bezwaar gemaakt, dan moet de belastingdienst hier antwoord op geven, maar dat kan nog even duren.

Wat valt er in box 3?

In box 3 worden alle inkomsten aangegeven die voortkomen uit spaargeld en beleggingen. Samengevat vallen de volgende inkomsten in box 3:

  • Spaargeld
  • Beleggingen in aandelen, beleggingsfondsen, obligaties en andere beleggingstitels
  • Onroerende zaken, exclusief de eigen woning
  • Rechten op onroerende zaken
  • Waarden van beleggings- spaarverzekeringen voor zover deze niet in box 1 vallen

Om het uiteindelijke vermogen te bepalen, moeten ook alle schulden, zoals creditcardschulden, doorlopend krediet en persoonlijke leningen bij elkaar worden opgeteld. Alle inkomsten uit bovenstaande opsomming, minus de totale schulden, vormen het uiteindelijke vermogen dat in box 3 wordt aangegeven.

Belasting betalen over box 3

Het definitieve bedrag dat betaald moet worden over de inkomsten uit box 3 zal uiteindelijk hetzelfde of lager uitvallen dan nu is  aangegeven in de aangifte inkomstenbelasting. Toch kan het zijn dat er een voorlopige aanslag wordt opgelegd waarop de inkomsten uit box 3 onjuist zijn. De belastingdienst heeft hiervoor een invorderingspauze ingevoerd. Personen die aanslagen ontvangen met inkomen over box 3 krijgen hierover verdere informatie van de belastingdienst. Wie de voorlopige aanslag niet (volledig) betaalt, betaalt uiteindelijk een hoger bedrag bij de definitieve aanslag.

Geen inkomen uit box 3

Personen met een vermogen in 2021 lager dan € 50.00 (100.000 fiscaal partners) (2020 € 30.846 fiscaalpartners € 61.692) vallen onder de vrijstelling van de belastingheffing in box 3 en moeten hun aanslag op tijd betalen.

Continue Reading

POPULAIR

Zakenweek is een uitgave van Media van Morgen / Auteursrecht behoort bij de oorspronkelijke auteurs van ingezonden stukken of vermelde auteur